(Re)prendre en main le suivi DE ses finances quand on est freelance/TPE

(Re)prendre en main le suivi DE ses finances quand on est freelance/TPE

by | 17 May 2025 | Admin, compta

Tenir ses comptes, suivre ses finances, comprendre ses flux, son résultat, ses charges. Faire parler ses chiffres sans jargon

1. Introduction : Pourquoi c’est si flou (et pourquoi ça ne doit pas le rester)

Cet article est le premier d’une série consacrée aux trucs drôles qu’on aime tous : les comptes, l’admin, les finances. Tout ça.

Je l’écris à moitié pour moi. Après le Covid j’ai un peu sombré (beaucoup), et perdu de vue tous ces fondamentaux. J’ai encore du retard, j’ai du mal à m’y retrouver et pourtant ça devient urgent : il faut revenir dans les clous et y rester.

Et le meilleur moyen que j’ai trouvé pour m’y mettre, c’est d’écrire cette série.

Beaucoup de créateurs, freelances ou indépendants naviguent à vue avec leurs finances (comme moi, donc…). Et c’est normal. Parce que personne ne leur a appris (ou ils ont perdu l’habitude de le faire. Trop occupés, pas assez organisés, anxieux… on pourrait écrire une encyclopédie des bonnes raisons pour se retrouver dans cette situation)

J’espère que ce n’est pas votre cas. Ce n’est vraiment pas drôle. Et si c’est votre cas, j’espère que cette série vous donnera un peu de courage pour revenir sur les rails.

Ces créateurs-navigateurs à vue, savent à peu près ce qu’ils ont gagné ce mois-ci, mais pas ce qu’il leur reste vraiment.

Ils savent ce qu’ils ont dépensé, mais ne séparent pas toujours les charges professionnelles des dépenses personnelles. Ils évitent leurs relevés de compte et repoussent le moment de faire leurs déclarations fiscales, ne savent pas ce qu’ils doivent au FISC et à l’URSSAF, mais savent qu’ils doivent manger et continuer de vivre. Cela crée une fatigue de fond, un stress diffus, une impression de ne jamais savoir où l’on en est.

Le but de cette série d’articles n’est pas de se transformer en expert-comptable. Mais presque. Il est de rappeler les bases, et mettre au point une approche simple pour suivre ses finances au jour le jour, distinguer les flux de trésorerie du résultat, comprendre d’où vient l’argent, où il va, ce qu’il reste, et ce que ça signifie. Pour pouvoir décider, prioriser, ajuster. Déclarer. Être à jour. Être en règle. Pouvoir penser à autre chose.

Bref, le B.A.BA des finances, qu’on connait tous mais qu’on oublie si facilement. Le risque n’est pas tant d’oublier ces notions (vraiment simples), mais d’oublier de s’en préoccuper.

Comme la poussière, les retards dans la tenue des comptes s’accumulent et mènent à la cata (retard, pénalité, redressement, recommandés, et autres distractions plus anxiogènes les unes que les autres)

C’est parti. On reprend à zéro. On récapitule.

2. Les trois notions de base en “finance” : FLUX, charge, résultat.

Le risque n’est pas tant d’oublier ces notions (vraiment simples), mais d’oublier de s’en préoccuper. Mais reprenons point par point l’essentiel sur vos finances :

1. Les flux : ce qui bouge

Les flux correspondent aux mouvements d’argent sur le compte bancaire. C’est ce qui entre (encaissements), ce qui sort (décaissements).

Exemples :

  • Le règlement d’une mission par un client : encaissement.
  • Le paiement d’un abonnement à un outil pro : décaissement.
  • Le virement vers son compte perso : décaissement (auto-rémunération).

Les flux permettent de suivre la santé immédiate : la liquidité. Mais ils ne disent pas si l’activité est viable.

Oui. Jusque là ca va tout seul…

2. Le résultat : ce qui reste vraiment

Le résultat est la différence entre les recettes et les charges liées à l’activité sur une période donnée. C’est ce que vous avez effectivement gagné, une fois les dépenses professionnelles retirées.

Formule : Recettes – Charges = Résultat

Oui. C’est tout. C’est la formule magique des finances.

Le résultat permet de juger la rentabilité.

Attention : on peut avoir un bon résultat et peu de trésorerie (si un client paie en retard). Inversement, on peut avoir du cash mais un résultat négatif (si l’on vit sur l’acompte d’un gros projet non encore livré). C’est là que les problèmes commencent, très souvent. C’est pour ça qu’il faudrait pouvoir suivre ses finances comme le lait sur le feu.

3. Les charges : ce qui pèse (ou aide)

Les charges regroupent toutes les dépenses nécessaires à l’exercice de l’activité professionnelle.

Elles se répartissent en trois catégories :

  • Fixes : récurrentes, prévisibles (abonnements, local, assurance…)
  • Variables : liées au volume d’activité (déplacements, sous-traitance, commissions…)
  • Exceptionnelles : achats ponctuels (matériel, formation…)

Comprendre ses charges, c’est pouvoir les optimiser, anticiper les mois lourds, détecter les dérives. Et faire des choix.

3. Les erreurs fréquentes qui brouillent la vision

Voici les pièges les plus courants, rencontrés chez des dizaines d’indépendants :

  • Confondre solde bancaire et résultat réel : ce qu’il y a sur le compte n’est pas forcément à vous.
  • Ne pas distinguer dépenses pro et perso : un vrai classique des finances mal gérées. Cela empêche toute lecture claire.
  • Tout gérer de tête : aucune vision cumulée, et les biais de perception prennent le dessus.
  • Sous-estimer les charges sociales et fiscales : elles arrivent souvent après coup, comme une claque.
  • Repousser le suivi administratif : on s’épuise à force de courir après l’information.

Bonne nouvelle : on peut en sortir. Et poser des bases solides en quelques heures seulement.

4. Une méthode simple pour y voir clair dans ses finances (sans logiciel compliqué)

Étape 1 : Séparer les comptes

Créer un compte bancaire professionnel ou dédié à l’activité. Même en micro-entreprise. Cela évite de mélanger les flux.

Étape 2 : Noter ses flux (entrées/sorties)

Créer un tableau (sur Google Sheets, Excel ou Notion) avec les colonnes :

  • Dateré
  • Libellé (à quoi correspond le mouvement)
  • Montant
  • Catégorie (recette, charge fixe, charge variable, cotisation, perso…)

On peut démarrer avec les trois derniers mois. Cela suffit pour dégager des tendances.

Étape 3 : Regrouper les charges

Créer des catégories simples (3 à 6 suffisent) :

  • Outils & abonnements
  • Déplacements
  • Achats & prestations externes
  • Charges sociales
  • Épargne de précaution
  • Autres (à affiner au besoin)

Cela permet de voir où part l’argent, de manière visuelle et synthétique.

Étape 4 : Calculer son résultat mensuel

Par mois, faire : Total recettes – Total charges. C’est le résultat.

On peut le représenter sur un graphique pour visualiser les bons mois / les creux.

Étape 5 : Analyser, ajuster

Avec ces données, on peut :

  • Identifier les charges superflues
  • Mettre en place une rémunération lissée
  • Préparer le chapitre suivant : comment se payer durablement

5. Deux cas concrets

Profil 1 : Un graphiste indépendant en BNC

Il facture à la mission, a deux gros mois dans l’année et plusieurs mois faibles. Il paie ses cotisations sociales au trimestre.

Il croit “gagner sa vie”, car certains mois il encaisse 4 000 €. Mais sur l’année, ses charges fixes sont élevées (1 000 €/mois), et il ne met rien de côté pour les impôts.

Résultat : stress, panique en avril, incapacité à se payer régulièrement.

Il met en place un tableau de suivi. Résultat réel : bénéfice moyen mensuel = 1 400 €. Il décide de se verser 1 200 € par mois, et de réserver 25 % des revenus encaissés pour les cotisations. Soulagement immédiat.

Profil 2 : Une formatrice en développement personnel

Elle intervient pour des structures publiques et privées. Ses encaissements sont irréguliers. Elle a peur de la comptabilité.

Elle tient ses comptes en lisant ses relevés bancaires à voix haute. Elle n’a aucune idée de sa rentabilité réelle.

En catégorisant ses dépenses, elle découvre que 40 % de ses recettes partent dans de la sous-traitance et des frais évitables. Elle décide de reprendre certaines tâches elle-même, ou de mieux les négocier.

6. Outils à utiliser ou créer

Tableurs simples :

  • Google Sheets (gratuit, en ligne), ou bien Excel pour les “classiques”
  • Notion (pour les adeptes du visuel)

Outils spécialisés :

Il existe une multitude de plateformes comptables offrant des services divers. Si j’ai le courage je ferai une série d’articles sur chacune d’entre elles, ou bien un gros dossier. C’est un sujet important. J’ai essayé Indy, qui est pas mal du tout mais ne me convenait pas compte tenu de mon profil. J’utilise macompta. J’ai entendu dire du bien de tiime. Et de plein d’autres. N’hésitez pas à signaler en commentaires celle que vous utilisez, ou bien celles avec qui vous avez eu des déboires. C’est toujours très utile pour les lecteurs.

À créer :

  • Un tableau de suivi des flux
  • Un graphique mensuel de résultat
  • Une feuille “relevé pro mensuel”
  • Une alerte ou notification pour la revue mensuelle

7. EN résumé

  • Les flux montrent ce qui se passe en temps réel. Le résultat montre ce que ça rapporte vraiment à la fin de la période.
  • Il ne faut pas confondre cash et gain. Beaucoup d’activités “tournent”, mais ne sont pas rentables.
  • Lire ses chiffres permet de décider avec calme.
  • Une simple feuille de calcul bien tenue vaut souvent mieux qu’un logiciel trop automatique.

8. Mini plan d’action immédiat

  1. Créer un compte bancaire dédié à l’activité
  2. Télécharger ses trois derniers relevés
  3. Entrer tous les flux dans un tableau simple (date, libellé, montant, type)
  4. Identifier les catégories principales de charges
  5. Calculer le résultat mensuel moyen
  6. Décider d’un montant de rémunération réaliste

9. Pour les jours de fatigue ou de découragement

Quand tout semble flou ou anxiogène, faire au plus simple :

  • Imprimer ses relevés bancaires
  • Entourer en bleu les entrées, en rouge les sorties
  • Compter ce qui vient de l’activité (pro uniquement)
  • Estimer ce qu’il reste vraiment, une fois les charges connues

Ce retour au papier et à la main redonne souvent de la clarté, et casse l’anxiété liée aux écrans.

10. Ressources utiles

Outils et services :

Liens officiels :

11. Où trouver de l’aide ?

Si vous avez un bon plan à partager, n’hésitez pas à commenter.

Voilà. C’était un rapide tour d’horizon pour poser les base. On passera aux détails dans les articles suivants : rémunération, investissement, trésorerie. Ils sont déjà quasiment rédigés; il ne reste qu’à les fignoler, les optimiser, fabriquer des images… Bref, la déco.